知っていた?今さら聞けない貸会議室を利用する場合の選択術

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貸会議室を選ぶ場合に重要なポイントがあります。例えば会議の性質とか内容とか目的によって必要不可欠な条件とか機材を明確にしておくことがあります。そして、その条件を満足させてくれる施設をピックアップすること。場所や料金を精査しながら探すと失敗しません。ここでは知っていた?今さら聞けない貸会議室を利用する場合の選択術についてまとめておきましょう。



 
貸会議室を利用する場合の必要な設備や機材とはどんなものがあるの?



 
スペース・収容人数・控え室


どの程度の広さが必要なのかは基本になりますし、来場者が予測できるならば、収容人数も確認しなければなりません。たとえば1000人のスペースがあって、実際に100人しかこない場合は、空席ができすぎますのでコストパフォーマンスが悪いです。できるだけ、収容人数に応じた貸会議室を選ぶといいでしょう。

目的によっては明確になると思います。また、参加する客層によっては、控え室が必要な場合があります。できるだけ会場に近いほうが便利な場合もありますが、イベントによっては貸会議室から離れているほうが良いこともあるのです。どちらのほうが望ましいのかもチェックポイントです。

 
音響機器


具体的にはワイヤレスマイクなのか、有線マイクなのか、ピンマイクなのかです。オーディオミキサーの種類も確認すべきポイントです。音響機器を利用する担当者に、どの機材が必要なのかを確認しておきましょう。そして、希望する音響機器がある貸会議室を選ぶ必要があります。
 
照明機材


貸会議室の利用目的によっては、照明の明るさにこだわる場合もあります。展示会に使う場合は、商品がキレイに見えるようにしなければなりません。
 
プロジェクター・スクリーン


資料をプロジェクターに撮影するようなイベントがあるならば、こういった設備があるかどうかも大事です。
 
モニター録画・議事録音


会議の様子やイベントなどを記録する場合はモニター録画や議事録音を設備が必要となります。事前に使い方などをマスターしておいて、シミュレーションやリハーサルを綿密にしておきましょう。
 
司会台・演台・ポインター


株主総会をしたり講演会をする場合やプレゼンテーションの会場として貸会議室を使う場合にはポインターも必要になります。ポインターも持参するのかレンタルするのかも打ち合わせしておきましょう。
 
ステージ


ライブ感覚で発表会に使う場合はステージがないと困ります。
 
インターネット回線


最近はインターネットを貸会議室で使う場合が多いです。Wi−Fiが飛んでいないような貸会議室もありますし、料金はどのようになっているのかもチェックポイントで、同時に何名ほど使うかも調べておきましょう。
 
テレビ電話会議システム


遠隔地にある本社と支社との会議にも貸会議室を使うこともあります。自社でこういった設備を常時持っていることはランニングコストが大変になりますし、メンテンナンスも煩雑です。

その他として・インカム・ホワイトボード・テーブル・パーテーション・ラック類・お茶、飲料水などのサービス・ケータリングサービス・セキュリティー(機密保持が必要な場合、入館管理・施錠・防音など)の必要性も確認しておきましょう。



 
現地の貸会議室を下見して確認する場合のチェックポイント




前述した条件を満たす貸会議室が見つかって、料金やロケーションに問題がなければ申し込みをします。ですが、当日まで現地を見ていないのは不安です。イベントや会議を成功させるには事前に確認しておきたいポイントもあります。気になる点がないかどうかを確認する慎重さは必要です。

チェックして、違和感がある場合は別の貸会議室を探すようにしましょう。貸会議室運営者に細かい調整を依頼できるならば打診してみましょう。イベント当日までに改善してもらうこともできるでしょう。下見の日には、貸会議室運営業者の担当者と打ち合わせできることがベターです。もちろん、当日も出勤している人に同席してもらうことです。

ではチェックしておきたい部分を(1)会場の環境(2)会場の施設面(3)会場の使い勝手(4)その他の項目にわけて整理しておきましょう。

 
(1)会場の環境


場所の分かりやすさが大事ですが、同時に周囲の環境とか騒音にも配慮したいです。場所によってはイベントの内容や会議にふさわしいロケーションでないこともあります。そこまでの交通の利便性や来場客が車で来られる場合は駐車場の広さもチェックしておきたいです。

案内看板が出せると会場がわかりやすいです。建物が高層ビルの場合は貸会議室からの眺望も気にかかります。遠方から来られる場合は宿泊が伴いますので、適切なホテルや旅館が近隣にあるかもチェックしておきましょう。

 
(2)会場の施設面


会場の快適性(明るさ・音響・天井の高さなど)や、付帯サービス(コピーが可能かどうか)などもチェックポイントです。最近は喫煙者が減っていますが、喫煙所の有無や、会議室内の飲食ができるかどうかも昼の時間をはさむ場合は確認しておきましょう。

建物内のトイレ・休憩室・授乳室・カフェ・レストランなど参加者の利便性の具合や、バリアフリー対応かどうかも大事です。イベントなどの場合はBGMが流せるといいですね。雨に備えて傘立てや、スタッフ用のロッカー・クロークの有無も気になります。近頃は自然災害も多いですから耐震性・避難経路も確認しておきましょう。

 
(3)会場の使い勝手


プロジェクターなどの機材を使うような会議やイベントの場合は、自社から持ち込むパソコンのスペックに対応しているかどうかの動作確認も必要になります。空調のコントロールは部屋別の調整なのか、ゾーン別の調整なのか、ロビーの余裕度・エントランスから貸会議室の会場までの動線のわかりやすさもチェック項目としていれておきたいです。

受付設備の場所は1階のエントランスなのか、エレベーターホールなのか、それとも貸会議室の前なのかによって、準備するものが違ってきます。レイアウトに関しては柔軟に対応できるのかどうかも担当者に聞いておきましょう。会議の内容やイベントを記録する場合は、録画・録音ができる設備があるのかどうかと機材のスペックもチェックしておきましょう。設備があっても古いタイプのものもあります。

貸会議室の利用方法によってはインターネット接続環境の確認が必要ですし、公衆Wi−Fiが使えるかどうかも下見の段階でチェックしておくといいです。スマートフォンの電波の入り具合も気にしておいてください。遠隔会議をする場合はテレビ電話システムやIT環境は慎重にしておいてサポート体制はどのようになっているかも確認しておきましょう。

 
(4)その他の項目


それ以外として、荷物の搬入や撤収の時間がどの程度必要なのかどうか、事前の内覧やシミュレーションができるのかどうか、料理を用意するならばケータリングサービスの可否もチェックしておきましょう。

会場費に冷暖房費や回線使用料など別料金になるようなものがないかどうか、会場の地図ソースがあるかどうかもチェックしておきましょう。できるならばウェブに使える画像と印刷用のものがあればベストです。案内用に外観の写真の提供もしてくれるところがいいですね。




 

 
まとめ



いかがでしたでしょうか?貸会議室を利用する場合の選択方法をご紹介してまいりましたので、ご理解いただけたでしょう。近頃はインターネットで貸会議室を検索するサービスがたくさんできています。今回ご紹介した条件が明確であれば施設を探すことはそれほど難しくないのです。貸会議室を選ぶことを任された場合でも、もう心配することはありません。






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